仕事の生産性を高める方法:9つの基本ルール
割り当てられたタスクを完了することが手の届かないように思える時代があります。ソーシャルメディア、モバイルゲーム、インターネット全般の誘惑に伴い、オフィスの人々の絶え間ない喧騒は言うまでもなく、職場での混乱や気晴らしの餌食になりがちです。
それで、私たちはそれについて何ができるでしょうか?仕事で生産的になるには?
外乱や迂回を完全に排除できる絶対確実なシステムはありませんが、生産性レベルを向上させるために適用できる9つの基本ルールがあります。
仕事の生産性に関するヒントを見つけるために読み続けてください。
目次
生産的であるとはどういう意味ですか?
仕事で生産的になるには? は、世界中の従業員と雇用主を悩ませている昔からの質問です。どこで働いていても、何をしていても、誰もがより効率的かつ効果的な新しい方法を常に模索しています。
しかし、生産的であることは実際に何を必要としますか?
リストでより多くのタスクを完了したり、長時間作業したりしても、必ずしも生産性が向上するわけではありません。それは単にあなたがより忙しいことを意味し、生産性は忙しさと混同されるべきではありません。
生産性とは、効果的な結果をできるだけ短時間で達成し、自由に楽しむ時間を増やすことを意味します。
それは、難しくはなく、より賢く働くことを含みます。これは、プロセスを改善し、ワークフローを高速化し、中断の可能性を減らすことを意味します。
生産性は、現在の作業方法を調べ、ボトルネック、欠陥、および障害を特定し、改善する方法を見つけるときに最もよく達成されます。
職場で生産的になるための9つの基本ルール
1.マルチタスクを避ける
マルチタスクは、一度に複数のことをしているので、より多くのタスクを実行できるという印象を与えることができます。ただし、その逆が当てはまります。広告
調査によると、同時に複数のことを行おうとすると生産性が低下し、タスク間の移行には最大40%の時間がかかる可能性があります。[1]これは、タスクを切り替える必要があるため、集中力と集中力が常に妨げられているためです。
あなたがあなたの皿にたくさんの仕事を持っているならば、 あなたの優先順位を決定する 各タスクに十分な時間を割り当てます。そうすれば、最初に緊急の作業に取り組み、残りのタスクを完了するのに十分な時間をとることができます。
2.通知をオフにします
Gallupの調査によると、米国のスマートフォン所有者の50%以上が、1時間に数回電話をチェックすることを認めています。[二]
勤務時間中に電話(または少なくとも通知)をオフにすることは、電話を常にチェックすることを防ぐための良い方法です。
同じことがあなたのコンピュータにも当てはまります。仕事用デスクトップでソーシャルメディアにアクセスする権限がある場合は、そこで通知をオフにします。
もう1つの良いヒントは、ソーシャルメディアアカウントからログアウトすることです。したがって、確認したいという衝動を感じると、ページに簡単にアクセスできないために動揺する可能性があります。
3.中断を管理する
上司が簡単な会議を要求したり、同僚が支援を求めたりするなど、避けられない特定の混乱がオフィスにあります。これに対処するための最善のアプローチは、プロのように割り込みを処理する方法を知ることです。
積極的に行動し、集中する必要があることを周囲の人々に知らせてください。仕事用チャットアプリでステータスをビジー/使用不可としてオンにします。
締め切りが迫っている場合は、集中する必要があることを同僚に知らせてください。今のところ邪魔されないようにしてください。それが実現可能な場合は、自宅で仕事をすることもできます。
それらを管理するための計画を予測して実施することにより、中断による影響を受ける可能性を最小限に抑えることができます。
4.カエルを食べる
マークトウェインはかつて有名に言った:広告
カエルを食べるのがあなたの仕事なら、朝一番に食べるのが一番です。そして、カエルを2匹食べるのがあなたの仕事なら、一番大きいカエルを最初に食べるのが最善です。
これが基本的に意味することは、最初に最大の、最も緊急のタスクを邪魔にならないようにする必要があるということです。
私たちは皆、やりたくない大きな重要なタスクを抱えていますが、それを完了しないと最大の結果をもたらすため、やらなければならないことを知っています。
カエルを食べる は、最も重要で最も望ましくないタスクを最初に実行することを奨励する生産性手法です。この特定のタスクを何よりも先に完了すると、大きな達成感が得られます。それは一日の残りの間ボールを転がし、あなたが他のタスクを熱心に完了するように動機づけます。
5.会議の削減
会議は多くの時間を費やす可能性があります。これは、何か役に立つことをするために使用できる時間です。
みんなが到着するのを待たなければなりません、そして、楽しいものが邪魔になった後、あなたはついにそれに立ち往生することができます。また、1つの問題を解決するのに1時間かかる場合もあります。
代替案?会議をまったく手配しないでください。メールや簡単な電話で解決できる問題の数に驚かれることでしょう。
しかし、それはあなたが会議を完全に排除するべきだという意味ではありません。対面での話し合いや交渉が依然として必要な特定の状況があります。事前にオプションを比較検討してください。
情報の共有だけの場合は、メールを送信したほうがよいでしょう。ただし、ブレーンストーミングや詳細な話し合いが必要な場合は、直接会うのが最適です。
6.ツールを利用する
自由に使えるリソースと同じくらい優れているだけなので、適切なツールを使用することが重要です。タスクを可能な限り効率的に完了することができるだけでなく、プロセスを合理化することもできます。これらのプロセスは、タスクを管理し、従業員の接続を維持し、重要なデータを保持するため、ビジネスに不可欠です。
あなたがマネージャーまたはビジネスオーナーである場合は、チームに適切なツールが用意されていることを確認してください。広告
また、あなたが従業員であり、現在使用しなければならないツールが十分ではないと思われる場合は、マネージャーに知らせてください。優れたチームリーダーは、適切なツールを持つことの重要性と、それが従業員の生産性にどのように影響するかを理解しています。
使用できるツールの例:
コミュニケーション
タスク管理
- Zenkit タスクとプロジェクトのコラボレーション用。
- Wunderlist あなたのやることをリストするため。
- ウェカン オープンソースオプションの場合。
データベース管理
- Zoho Creator 無料のオンラインデータベース。
- ニノックス さまざまなテンプレート用。
- QuintaDB WebフォームビルダーとCRMの場合。
時間追跡
これらもご覧ください 短時間で10倍以上を達成するのに役立つ生産性向上ツールトップ10 。
7.整理して整理する
ワークスペースがまとまりがなく雑然としていると、集中力が制限される可能性があります。研究者によると、物理的な混乱は、情報を集中して取り込む能力に悪影響を与える可能性があります。[3]そのため、作業環境を整然と整理し、整理整頓することが重要です。
事務処理が山積みになり始めたときに何をすべきかを知っているように、独自の組織システムがあることを確認してください。
整理されていると、必要なときに適切なひな形、ツール、またはドキュメントがどこにあるかを確実に知ることができます。米国の調査によると、平均的な労働者は、置き忘れたアイテムを探すために1年に最大1週間を無駄にする可能性があります。[4]
整理して整理するのに役立つガイドは次のとおりです。 あなたの人生を片付けてストレスを減らす方法(究極のガイド)
8.休憩を取る
仕事で生産性を維持するには、定期的に休憩を取ることが不可欠です。コンピューターの前で作業すると、座りがちな生活につながる可能性があり、心臓病、糖尿病、肥満のリスクが高くなる可能性があります。 30秒のマイクロブレイクでさえ、生産性レベルを最大30パーセント向上させることができます。
身体の健康だけでなく、休憩も精神的および感情的な健康にとって重要です。それは、あなたの脳が筋肉のようなものであるため、脳が途切れることなく機能すればするほど、脳が疲れやすくなるからです。
あなたが実際に休憩を取ることを確実にすることはあなたが決断疲労に苦しむのを防ぐことができます。また、創造性を高めるのにも役立ちます。
この記事を見て、休憩時間のスケジュールを開始する必要がある理由を学びましょう:ダウンタイムのスケジュールの重要性広告
9.水を飲む
すべきことはわかっていますが、就業時間中に十分な水を飲むのを忘れがちです。
私たちの多くは、カフェインのヒットを続けるためにお茶やコーヒーに目を向けます。しかし、休憩を取るように、職場での生産性レベルを維持するためには飲料水が不可欠です。シンプルで効果的です。
十分な水を飲まないことができます 脱水症状につながる また、頭痛、倦怠感、体重増加もあります。
脱水症状を避けるための良いヒントは、常に水を飲むことを思い出させるのに役立つので、机に水筒を置いておくことです。
水の味が少し味気ない場合は、きゅうりやレモンなどの果物を加えて味を良くしてください。
また、ここでより多くの水を飲む方法についてのより多くのアイデアを得ることができます:より多くの水を飲む方法(そしてなぜあなたがすべきか)
結論
仕事の生産性に関する前述の9つの基本ルールは、すべてではありません。あなたとあなたが働いている会社は、生産性を向上させ維持するための最善の方法について他のヒントを持っているかもしれません。
結局のところ、それは正確な仕事や職場環境に応じて異なって認識される可能性があるものです。
ただし、9つの基本ルールは、混乱や気晴らしに屈し、それらを克服する方法を模索している人にとっては、優れた基盤として機能します。
覚えておくべき良いヒントは、変化は一夜にして起こらないということです。 小さく始めて一貫性を保つ 。滑った場合は、ほこりを払い、もう一度やり直してください。
習慣の発達は徐々に起こります。それについていく限り、あなたはすぐにあなたが行っている変化に気づき始め、最終的にはあなたの労働の成果を楽しむでしょう。広告
その他の生産性のヒント
あなたの仕事と人生を優先するための究極のガイド - 生産性を高めるために読むべき30の最高の生産性の本
- 生産性を飛躍的に向上させるための13の戦略
委任の慎重な芸術
注目の写真クレジット: unsplash.com経由のCathrynLavery
参照
[1] | ^ | 米国心理学会: マルチタスク:スイッチングコスト |
[二] | ^ | ギャラップ: ほとんどの米国のスマートフォン所有者は、少なくとも1時間ごとに電話をチェックします |
[3] | ^ | 整理整頓: 科学者は、物理的な乱雑さが情報を集中して処理する能力に悪影響を与えることを発見しました |
[4] | ^ | 成長事業: 混乱と従業員の生産性:まとまりのない従業員は、マネージャーに給与の最大10%のコストをかける可能性があります |