成功する会議を計画するための10の簡単なステップ

私の夫は今会議を計画していると同時に、私は一日のイベントを企画し始めています。私たち二人ともかなり気が遠くなるので、プロセスを10の簡単なステップに合理化することは私たちにとっても他の人にとっても役立つかもしれないと思いました。

1.理由を特定する

パートナー（パートナーがいる場合）と一緒に座って、会議の最終目標について話し合います。収入を生み出すためですか？新しいクライアントを保護しますか？宣伝をしますか？リストの残りの部分を進めるときは、この目標を念頭に置いてください。広告

2.ウィッシュリストを作成します

理想的な世界では、あなたの会議はどのように見えますか？場所、講演者、参加者の数と質、食事、楽しい活動などの詳細を書き留めます。

3.予算案を作成する

イベントの料金はどのように支払いますか？無料で使用できるリソース（寄付されたスペースなど）と、費用を賄いながら利益を上げるために参加者に請求できるもの（それが目標の場合）を調査します。希望リストの主な費用項目（場所のレンタル、スタッフ、スピーカー、食事、看板、オーディオ/ビジュアル機器、印刷物、景品、楽しい特典）をリストした予算スプレッドシートを作成します。ウェブサイトなどのイベントのマーケティング費用を含めることを忘れないでください。費用が超過した場合に備えて、10〜15％のクッションを組み込んでください。

4.実際に選択する

費用は明らかにあなたのイベントを開催する場所と提供するサービスを選択する際の要因になりますが、出席もそうです。多くの参加者と同じ都市にあるか、それに近い場所を選択する必要があります。広告

あなたの理想的なスピーカーはドナルド・トランプかもしれませんが、現実的にはおそらくより安価なオプションを選択する必要があります。リゾートは確かに魅力的ですが、十分な会議室と個室があり、参加者はプレミアムを支払うのに十分な場所を楽しむことができますか？

あなたのような過去のイベントの参加者に投票して、そのような会議に参加するときに何が最も重要かを理解し、このフィードバックに基づいて選択することを検討してください。

5.ベンダーと協力する

できるだけ早く、予算スプレッドシートのアイテムのサービスプロバイダーとの連携を開始します。それぞれの場合に何が提供されるかを理解し、契約とキャンセルポリシーを注意深く確認します（たとえば、ホテルが会議室でA / V機器とサポートを提供するかどうか、またはそれを自分で持ち込む必要があるかどうかを知る必要があります）。特定のベンダーが必要な場合は、目的地の都市のコンベンション＆ビジターズビューローに確認することをお勧めします。広告

6.スピーカーを探す

ネットワークに連絡して、会議の目的を達成するのに最も役立ち、予算内に収まっている講演者を特定します（プロの講演者に無料で出演するよう依頼したり、期待したりしないでください）。デモビデオを確認し、このスピーカーを以前に聞いたことがある人と話してください。講演者とコミュニケーションをとるときは、十分な詳細を提供して、聴衆に合わせて発言をカスタマイズできるようにします。また、旅行の手配やその他のニーズを確実に把握できるようにします。

7.議題を設定します

早めに開始し（午前8時が妥当）、早めに終了する（午後4時）会議の詳細なタイムラインを作成します。正式な講演者、小グループのワークショップ、無料のネットワーキング時間を組み合わせてスケジュールします。参加者に数時間ごとに、完全な食事または休憩の軽食を与えるように計画します。 1日の予定が終わったら、近くのレストランで夕食をとったり、ツアーなどの地元の娯楽を楽しんだりすることを検討してください。

8.イベントを売り込みます

イベントのロゴと配色を作成し、オンライン登録でイベントのWebサイトに表示します。あなたの軍隊を結集して、あなたの聴衆を対象としたオンラインメディアの電子メールやゲスト投稿を通じてその言葉を広めましょう。必要に応じて、地元のイベントリストのウェブサイトを利用してください。複数の参加者を送る組織に割引を提供することを検討してください。広告

9.ストレスのない一日を計画する

参加者やベンダーと事前に積極的に連絡を取り、彼らがどこにいて何を期待するかを知ってください。彼らの連絡先情報を入手し、彼らがあなたのものを持っていることを確認してください。会議が始まる前に施設を見学して、スタッフが適切に配置され、すべてが正常に機能していることを確認します。事態が収まり、請求書が届いたら、その場で紛争を解決できるように、1行ずつ確認してください。